Tugas Sistem Informasi Manajemen
Dosen Pembimbing : Aldri Frinaldi, S.H., M.Hum.
Nomor Induk Dosen : 197002121998021001
A. PENGAMBILAN
KEPUTUSAN DALAM KONSEP SIM
Pengambilan
keputusan adalah proses identifikasi dan pemilihan sekumpulan tindakan untuk
memecahkan suatu masalah tertentu. Pengambilan keputusan
adalah sebuah hasil dari pemecahan masalah, jawaban dari suatu pertanyaan
sebagai hukum situasi, dan merupakan pemilihan dari salah satu
alternatif-alternatif yang ada, serta pengakhiran dari proses pemikiran
tentang masalah atau problema yang dihadapi, adapun hasil dari pengambilan
keputusan adalah keputusan(decision) .
Adapun langkah-langkah dalam pemecahan masalah meliputi :
1. Investigasi situasi
2. Mengembangkan alternatif
3. Evaluasi alternatif dan memilih yang terbaik
4. Melaksanakan dan memantau keputusan
Adapun langkah-langkah dalam pemecahan masalah meliputi :
1. Investigasi situasi
2. Mengembangkan alternatif
3. Evaluasi alternatif dan memilih yang terbaik
4. Melaksanakan dan memantau keputusan
Sesuai
dengan tujuannya, sistem informasi manajemen diharapkan mampu membantu setiap
orang yang membutuhkan pengambilan keputusan dengan lebih tepat dan akurat.
Namun disadari bahwa dengan berbagai peran yang dimiliki dalam aktivitas yang
dilaksanakannya, setiap orang berusaha untuk dapat memenuhi tugas dan tanggung
jawab yang dibebankan kepadanya dengan baik. Dalam usaha memecahkan suatu
masalah, pemecah masalah mungkin membuat banyak keputusan.
Keputusan
merupakan rangkaian tindakan yang perlu diikuti dalam memecahkan masalah untuk
menghindari atau mengurangi dampak negatif, atau untuk memanfaatkan kesempatan.
Kondisi ini menjadi tidak mudah dengan semakin rumitnya aktivitas dan
keterbatasan sumber daya yang tersedia. Apalagi informasi yang dibutuhkan tidak
berasal langsung dari sumbernya.
Untuk itu
manajemen sebagai pengguna informasi membutuhkan suatu sistem pendukung (support
systems) yang mampu meningkatkan pengambilan keputusannya, terutama untuk
kondisi yang tidak terstruktur atau pun sistem pendukung untuk tingkatan
tertentu saja.
Ada dua
alasan penting mengapa manajemen membutuhkan sistem pendukung yang mampu untuk
meningkatkan pengambilan keputusannya.
·
Keputusan untuk membangun sistem informasi yang dapat
memenuhi kebutuhan manajemen tingkat atas. Dengan hanya mengandalkan sistem
informasi manajemen tanpa bantuan sistem pendukungnya, sulit bagi manajemen
terutama di tingkat atas untuk mengambil keputusan yang strategis. Hal ini
disebabkan karena umumnya pengambilan keputusan yang strategis tersebut lebih
bersifat kebijakan dengan dampak luas dan/atau pada situasi yang tidak
terstruktur.
Contoh:
Terkait dengan kelangkaan BBM
dibeberapa wilayah di Indonesia telah mendorong upaya beberapa pihak yang tidak
bertanggungjawab untuk melakukan penimbunan. Untuk itu manajemen di Departemen
Energi dan Sumber Daya Mineral (ESDM) sebagai lembaga pengatur yang
bertanggungjawab untuk memerintahkan Pertamina yang mengelola BBM harus dengan
cepat mengambil keputusan yang strategis atas gejala penimbunan sehingga dapat
mengatur strategi distribusi dan pemasaran dalam upaya mengatasi kelangkaan dan
penimbunan.
·
Kebutuhan untuk menciptakan pelaporan dan proses
pengambilan keputusan yang memiliki arti (makna). Manajemen di sini di dorong
untuk bagaimana mengembangkan pelaporan yang lebih baik lagi untuk pengukuran
kinerja aktivitas yang dilaksanakannya dan menginformasikan berbagai tipe
pengambilan keputusan yang baru. Dengan bantuan sistem pendukung yang
disiapkan, maka hal ini akan lebih memungkinkan manajemen untuk mendapatkan
pelaporan dan proses pengambilan keputusan yang lebih baik lagi.
Selain dua alasan yang dikemukakan di atas, masih ada beberapa alasan lainnya
mengapa sistem pendukung dibutuhkan dalam melengkapi sistem informasi manajemen
yang ada, yaitu :
o
Untuk melengkapi sistem informasi manajemen yang
tersedia adalah karena sistem ini tentunya akan lebih mempercepat perhitungan,
o
Untuk mengatasi kelemahan-kelemahan sistem informasi
manajemen yang ada terutama dalam menyajikan informasi yang tidak terstruktur atau
informasi yang hanya diperuntukkan untuk manajemen tingkat atas,
o Untuk meningkatkan kemampuan dalam pemrosesan dan
penyimpanan data dan informasi, mengurangi biaya, mendukung aspek teknis dalam pengambilan
keputusan, dan
o
Untuk mendukung kualitas, dan memberikan keunggulan
kompetitif bagi penggunanya.
B. SISTEM
PENDUKUNG PENGAMBILAN KEPUTUSAN
Banyak
sistem pendukung yang tersedia dan mampu melengkapi sistem informasi manajemen
yang ada. Beberapa sistem pendukung di sini, di antaranya adalah:
a. Sistem Pendukung Pengambilan Keputusan/Decision-Support
Systems (DSS)
b. Sistem Kelompok Pendukung Pengambilan Keputusan/Group
Decision- Support Systems (GDSS)
c. Sistem Pendukung Pengambilan Keputusan Eksekutif/Executive- Support Systems (ESS)
d. Sistem Pakar/Expert System
c. Sistem Pendukung Pengambilan Keputusan Eksekutif/Executive- Support Systems (ESS)
d. Sistem Pakar/Expert System
Keempat sistem pendukung tersebut,
dapat mendukung pengambilan keputusan dengan sejumlah cara. Sistem pendukung
ini dapat dengan otomatis melakukan prosedur-prosedur pengambilan keputusan
tertentu.
Contoh:
Penentuan sistem distribusi BBM agar
kelangkaan dipasar dapat segera di atasi, penetapan harga eceran tertinggi
untuk tetap menjaga pasar mendapatkan jumlah persediaan yang paling tepat pada
saat dibutuhkan, menjaga persediaan pada jumlah yang paling optimal dan
memaksimalkan permintaan pengguna dan menjaga tingkat kelancaran distribusinya.
Sistem pendukung ini juga mampu untuk menyajikan
informasi atas berbagai aspek untuk pengambilan keputusan pada situasi yang
beragam. Akhirnya, sistem pendukung ini juga akan mampu menstimulir inovasi dalam
pengambilan keputusan dengan menggali berbagai alternatif solusi yang
ditawarkan. Kemampuan menggali hasil dari alternatif skenario yang ditawarkan,
penggunaan informasi yang tepat dan akurat, dan penyajian berbagai alat bantu
untuk memudahkan proses pengambilan keputusan pada akhirnya dapat membantu para
manajer dalam membuat keputusan yang akan membantu aktivitas yang ada dalam
mencapai tujuannya yang strategis.
a. Sistem Pendukung Pengambilan Keputusan – Decision Support Systems
(DSS)
Sistem
pendukung pengambilan keputusan kelompok (DSS) adalah sistem berbasis komputer
yang interaktif, yang membantu pengambil keputusan dalam menggunakan data dan
model untuk menyelesaikan masalah yang tidak terstruktur. Sistem pendukung ini
membantu pengambilan keputusan manajemen dengan menggabungkan data, model-model
dan alat-alat analisis yang komplek, serta perangkat lunak yang akrab dengan
tampilan pengguna ke dalam satu sistem yang memiliki kekuatan besar (powerful)
yang dapat mendukung pengambilan keputusan yang semi atau tidak terstruktur.
DSS
menyajikan kepada pengguna satu perangkat alat yang fleksibel dan memiliki
kemampuan tinggi untuk analisis data penting. Dengan kata lain, DSS
menggabungkan sumber daya intelektual seorang individu dengan kemampuan
komputer dalam rangka meningkatkan kualitas pengambilan keputusan. DSS
diartikan sebagai tambahan bagi para pengambil keputusan, untuk memperluas
kapabilitas, namun tidak untuk menggantikan pertimbangan manajemen dalam
pengambilan keputusannya.
Sebagai contoh:
Para calon Bupati/Walikota suatu
daerah dalam rangka suatu Pilkada menjanjikan akan menggratiskan biaya
pendidikan sampai tingkat tertentu atau menggratiskan biaya pengobatan
ditingkat Puskemas, maka dampak keputusan tersebut diperkirakan jumlah pemilih akan
meningkat secara signifikan, atau justru para pemilih sama sekali tidak
mempercayainya karena hanya dianggap sebagai janji kosong belaka. Model
tersebut tidak dapat menentukan apakah janji kampanye tersebut
merupakan suatu keputusan terbaik, mereka hanya dapat menentukan apa yang
mungkin terjadi jika keputusan itu dibuat.
DSS dimaksudkan untuk melengkapi
sistem informasi manajemen dalam meningkatkan pengambilan keputusan. Sistem
informasi manajemen terutama menyajikan informasi mengenai kinerja aktivitas
untuk membantu manajemen memonitor dan mengendalikan kegiatan.
b. Sistem Kelompok Pendukung Pengambilan Keputusan - Group Decision Support
Systems (GDSS)
Sudah
merupakan suatu fakta yang sangat lazim bahwa para pimpinan (manajer) suatu
instansi jarang sekali dapat memecahkan masalahnya sendirian. Komite, tim
kerja, tim proyek dan gugus tugas yang banyak dibentuk dalam organisasi
pemerintahan merupakan pendekatan kelompok untuk pemecahan masalah.
GDSS
merupakan sistem berbasis komputer yang interaktif untuk memudahkan pencapaian
solusi oleh sekelompok pengambil keputusan atas permasalahan yang sifatnya
tidak terstruktur. GDSS dikembangkan untuk menjawab tantangan terhadap kualitas
dan efektivitas pengambilan keputusan yang dilakukan oleh lebih dari satu orang
(kelompok orang). Permasalahan yang perlu digarisbawahi untuk pengambilan
keputusan yang dilakukan oleh sekelompok orang antara lain adalah banyaknya
para pengambil keputusan, waktu yang harus dialokasikan, dan meningkatnya
peserta yang ada.
GDSS memberikan
dukungan pada pemecahan masalah dengan menyediakan suatu pengaturan yang
mendukung komunikasi bagi anggota yang tergabung dalam kelompok. Pada tiap
keadaan para anggota kelompok dapat bertemu pada waktu yang bersamaan atau
berbeda. Pertemuan dalam waktu yang sama biasanya disebut rapat,
pertemuan/meeting, sedangkan pada waktu yang berbeda komunikasi dilakukan
melalui surat elektronik (e-mail).
Beberapa manfaat yang dapat diperoleh
dengan penggunaan GDSS ini, antara lain adalah:
ü Meningkatkan
perencanaan awal, yaitu untuk membuat diskusi atau pertemuan menjadi lebih
efektif dan efisien.
ü Meningkatkan partisipasi, sehingga setiap
peserta dari berbagai latar belakang dapat memberikan kontribusinya dengan
optimal.
ü Menciptakan iklim yang lebih terbuka dan
kolaboratif, yaitu tanpa membuat pihak yang tingkatannya lebih rendah merasa
takut dan terancam. Dan juga tidak membuat pihak yang tingkatannya lebih tinggi
mendominasi jalannya suatu rapat, pertemuan/meeting.
ü Setiap ide
yang ditawarkan bebas dari kritik, memungkinkan peserta rapat,
pertemuan/meeting mengkontribusikan ide atau pendapatnya tanpa takut untuk
dikritik.
ü Menghasilkan
ide organisasi, yaitu bagaimana tetap memfokuskan pada tujuan rapat,
pertemuan/meeting, mencari cara yang paling efisien untuk mengorganisir ide
yang dihasilkan dalam sesi brainstorming, dan mengevaluasi ide dalam
batasan waktu yang paling sesuai.
ü Menetapkan
prioritas dan mengambil keputusan, yaitu mencari cara untuk menampung seluruh
pemikiran dalam pengambilan keputusan.
c. Sistem Pendukung Pengambilan Keputusan Eksekutif/Executive Support
Systems (ESS)
Istilah
eksekutif dalam pembahasan ini diterapkan untuk pengertian yang agak bebas. Tidak
terdapat suatu garis batas yang jelas memisahkan eksekutif dari para pimpinan
atau manajer lain. Istilah ini digunakan untuk mengidentifikasi manajer pada
tingkat atas dari hierarki organisasi yang berpengaruh kuat dalam sebuah
institusi/lembaga/departemen.
Dalam sistem
pendukung pengambilan keputusan eksekutif istilah executive support system (ESS)
sering dipertukarkan dengan executive information system (EIS).
Namun, ada juga yang membedakan keduanya. Jika dibedakan, EIS sering
didefinisikan sebagai sistem informasi berbasis komputer yang menyajikan
kebutuhan informasi eksekutif puncak. Sistem ini memberikan akses cepat atas
informasi dan laporan manajamen. Di sisi lain, ESS adalah sistem pendukung
komprehensif yang mempunyai ke lokasi, dan faktor penghambat dapat segera
diidentifikasi.
d. Sistem Pakar - Expert Systems (ES)
Para ahli
atau pakar biasanya memiliki pengetahuan (knowledge) dan pengalaman
khusus untuk masalah tertentu. Mereka paham betul alternatif pemecahan,
kemungkinan keberhasilannya, serta keuntungan dan kerugian yang mungkin timbul.
Mereka
biasanya digunakan oleh instansi untuk memberi nasehat atas masalah tertentu,
seperti pada Departemen Pertahanan masalah pembelian peralatan militer yang
teknologinya canggih, penyelesaian tuntutan pembubaran Bisnis TNI,
perampingan/reorganisasi departemen, dan strategikomunikasi dengan media massa.
Makin tidak terstruktur masalahnya, makin spesialis nasehat yang dibutuhkan
dari mereka. Sistem ini biasanya digunakan jika organisasi harus memberikan
keputusan atas suatu masalah yang kompleks.
C. PENGAMBILAN
KEPUTUSAN BERBASIS SIM PADA ORGANISASI PUBLIK DAN ORGANISASI SWASTA
1. Organisasi Publik
Istilah publik berasal dari bahasa Latin “of people” (yang
berkenaan dengan masyarakat). Sasaran organisasi publik ditujukan kepada
masyarakat umum. Organisasi publik adalah tipe organisasi yang bertujuan
menghasilkan pelayanan kepada masyarakat, tanpa membedakan status dan
kedudukannya.
SIM merupakan upaya organisasi pertama yang tujuan utamanya
adalah menyediakan informasi bagi
manajemen (karena itu dinamakan sistem informasi manajemen).
Struktur organisasi pada organisasi publik lebih birokratis
dan sangat tersentralistis. Hal ini dapat dilihat dari kewenangan pimpinan
puncak yang sangat besar, sehingga aliran informasi dalam rangka pembuatan
keputusan juga tidak berjalan merata namun sering kenyataan ini ditutup dengan
pendekatan pembuatan keputusan yang rasional. Namun kenyataannya pendekatan ini
sering menghalangi kepuasan dari berbagai kelompok, sehingga keputusanpun
meskipun rasional tetap memiliki derajat efektivitas yang rendah karena
dukungan internal yang tidak menyeluruh, sekaligus benih konflik selalu tampak
pada struktur yang demikian. Pada organisasi publik didukung oleh anggota yang
memiliki derajat kepuasan tidak begitu tinggi dan komitmen yang rendah.
Jadi meskipun SIM mempermudah dalam pengolahan data sehingga
memperoleh informasi yang tepat dan akurat. Namun dalam organisasi publik,
kewenangan pimpinan puncak sangat besar sehingga dalam pembuatan keputusan tidak
berjalan merata serta sulit dalam pengambilan keputusan.
2.
Organisasi
Swasta atau Privat
Istilah privat berasal
dari bahasa Latin “set apart” (yang terpisah). Organisasi privat atau
bisnis adalah organisasi yang ditujukan untuk menyediakan barang dan jasa
kepada konsumen, yang dibedakan dari kemampuannya membayar barang dan jasa
tersebut sesuai dengan hukum pasar.
Pada organisasi swasta,
keputusan-keputusan yang dibuat mengacu pada hal-hal strategis dan proses yang
tidak berbelit. Pendekatan keputusan yang dilakukan cenderung mengikuti
pendekatan behavioral daripada rasional. Proses yang demikian mengkondisikan
terbentuknya kepuasan kerja yang tinggi yang biasanya ditunjang dengan sistem
reward yang lebih menarik. Akibatnya adalah meningkatnya komitmen para anggota
terhadap organisasi, dan kinerja organisasi juga menjadi lebih tinggi.
Jadi pada organisasi
swasta, proses pengambilan keputusan tidak berbelit. Selain itu juga didukung
oleh SIM sehingga keputusan yang diambil tepat sasaran dan mengakibatkan
terbentuknya kepuasan kerja yang tinggi.
DAFTAR PUSTAKA
Wahyudi, Kumorotomo.2009.Sistem Informasi Manajemen
dalam Organisasi-organisasi
Publik.Yogyakarta:UGM Press
0 komentar:
Posting Komentar