A. SISTEM INFORMASI DALAM ORGANISASI
PEMERINTAH DAERAH
Salah satu kebijakan penting yang
dilakukan untuk mengehadapi semakin luasnya pekerjaan dan beban tugas
administrasi Negara di Indonesia adalah pengembangan organisasi melalui
komputerisasi di dalam organisasi pemerintahan daerah. Komputerisasi diharapkan
dapat meningkatkan efisiensi administrasi pemerintahan daerah sekaligus
menampung semakin banyaknya kebutuhan pengolahan data untuk pelayanan public.
Berbagai peraturan perundangan telah dikeluarkan oleh pemerintah untuk membuat
pedoman bagi pengembangan organisasi pemeritahan daerah, khususnya mengenai
otomasi atau komputerisasi.
Selain itu di Daerah sendiri mungkin
terdapat peraturan – peraturan khusus yang menggariskan ketentuan tentang
pengembangan system informasi seperti tertuang dalam Perda, Keputusan Gubernur,
atau peraturan – peraturan lainnya yang lebih teknis. Beberapa alasan pokok yang
mendorong diterapkannya komputerisasi administrasi pemerintahan daerah, yaitu :
a. Bahwa
untuk menjamin kelancaran proses administrasi diperlukan keseragaman metode
pengolahan data yang memungkinkan pengendalian optimal atas aktivitas –
aktivitas administrasi pemerintah daerah.
b. Pengolahan
data yang jumlahnya besar secara manual tidak efisien lagi sehingga perlu
dimanfaatkan perkakas komputeryang akurasinya dapat diandalkan.
c. Frekuensi
perubahan data ketatausahaan semakin banyak.
d. Tersebarnya
lokasi kerja seringkali menyulitkan komunikasi dan koordinasi diantara satuan –
satuan kerja administrasi.
Maka pemerintah, dengan koordinasi
Departemen Dalam Negari, tampaknya akan terus melaksanakan upaya – upaya p engembangan
sehingga setiap oaganisasi Pemerintah Daerah baik yang bersifat sektoral maupun
regional akan memiliki perkakas computer sebagai penunjang efisiensi
administrasi pemerintahan. Di lingkungan Setwilda ( Sekretariat Wilayah Daerah
), Bagian PDE ( Pengolahan Data Elektronik) yang biasanya ditempatkan di bawah
Biro Organisasi dan Tatalaksana diharapkan dapat berperan sebagai satuan
penggerak ke arah otomasi data bagi administrasi pemerintahan daerah.
B.
KENDALA
PENERAPAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PADA ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH
Secara teknis beberapa kendala yang
masih dihadapi oleh sebagian organisasi pemerintah daerah ialah:
a. Belum
adanya dokumentasi mengenai bagan arus ringkasan (summary flow chart) yang memperlihatkan aliran/arus data sejak data
mentah sampai dengan informasi tercetak. Persoalan ini kelihatannya sederhana,
tetapi terkadang bias menyulitkan pihak manajer dalam mengawasi arus informasi
yang terdapat dalam organisasi yang dipimpinnya.
b.
Lemahnya Data Management Systems. Ini terbukti dari belum adanya standar
operasi yang baku, munculnya ekses overflow
reporting, redundancy yang tidak efisien dan sebagainya.
c.
Prosedur untuk melihat data secara
incidental masih terlalu lama, ini disebabkan karena banyak Kantor PDE yang
tidak menggunakan system database relasional yang lebih efisien sehingga direct access sulit dilakukan.
d.
Tata-ruang perkantoran masih kurang
memadai. Ruang untuk kegiatan-kegiatan ketatausahaan (tulis-menulis), operasi
computer, atau penyortiran data masih bercampur-baur sehingga pekerjaan menjadi
kurang sistematis.
e. Untuk
perawatan mesin atau perangkat keras, organisasi masih menggantungkan diri
kepada pihak pemasok dengan system kontrak pertahun. Akibatnya kalau ada
kerusakan-kerusakan teknis, sekalipun sangat sederhana, tidak bisa segera
diatasi sendiri oleh para pegawai.
Permasalahan lain yang tida kalah
pentingnya ialah kurang lancarnya pemasukan data. Proses data entry sangat menentukan kelangsungan proses-proses pengolahan
berikutnya. Apabila sejak awal pengisian data tidak lancar dan tidak akurat,
maka pekerjaan untuk mengoreksi data akan bertambah panjang, data sorting akan lamban, dan akhirnya
tujuan organisasi PDE untuk menghasilkan informasi tepat pada waktunya tidak
akan tercapai. Dengan demikian masalah-masalah pemasukan data ini timbul
karena:
a. Kurangnya
pengertian dan kesadaran dari pihak konsumen sebagai pengisi data. banyak
pengisi data yang tidak sadar bahwa data yang akan dimasukkan ke dalam computer
harus memiliki format dan prosedur yang pasti untuk menghindari kesalahan
pengisian data.
b. Belum
meluasnya computerized minded di
antara para pemakai data maupun para pengelola data sendiri di dalam
organisasi-organisasi pemerintah.
c. Lemahnya
system informasi di dalam organisasi pengolahan data sendiri. Ini menyangkut
masalah-masalah administrative dan operasional seperti bagaimana menangani
volume data yang besar, membuat formulir isian data yang optimal, menentukan
jumlah macam data yang dibutuhkan secara tepat, menentukan standar operasi,
mengembangkan system input dan output, dan sebagainya.
C.
FAKTOR
MANAJERIAL YANG DIPERHATIKAN PADA PENERAPAN SISTEM INFORMASI MANJEMEN DI
PEMERINTAH DAERAH
Aplikasi sistem informasi dalam
organisasi pemerintah daerah, otomasi ternyata merupakan variable yang
signifikan bagi efisiensi administrasi pemerintah. Namun sebuh kecenderungan
umum yang juga terjadi ialah bahwa pada tahap-tahap awal penerapan otomasi atau
penggunaan komputer (disebut tahap inisiasi)
ternyata efisiensi justru dapat mengalami penurunan. Inj dapat dimengerti
karena pada tahapan tersebut organisasi harus lebih banyak melakukan orientasi
dan penyesuaian sehingga biasanya memerlukan sumberdaya yang lebih besar baik
berupa waktu, tenaga, konsep pemikiran, maupun biaya, untuk mendapatkan bentuk
manajemen yang sesuai dengan tujuan organisasi. Namun setelah bentuk optimal
yang paling sesuai itu diketemukan, maka tata-kerja akan berjalan lebih lancer
sehingga tingkat efisiensi pun akan menunjukkan kenaikan yang besar.
Juga dapat ditemukan bahwa efisiensi
dalam system informasi manajemen berbasis komputer pada organisasi pemerintah
daerah lebih banyak ditentukan oleh pertanggungjawaban fungsional ketimbang
pertanggungjawaban structural. Ini terjadi karena arus informasi yang lebih
cepat oleh adanya otomasi menghendaki system pendelegasian wewenang yang
ditentukan berdasarkan fungsi, bukan berdasarkan struktur otoritas.
Faktor-faktor
manajerial yang perlu diperhatikan antara lain :
1. Komunikasi
Data
Faktor ini sangat
menentukan efeisiensi sebab ia merupakan unsur penting yang berpengaruh bagi
kelancaran proses data, penentuan kebutuhan informasi, berikut verifikasinya
yang bermanfaat bagi kepeutusan-keputusan administratif. Maka system database
yang memungkinkan komunikasi data secara efisien merupakan pertimbangan penting
bagi seorang manajer system informasi.
2. Standar
Operasi
Standar operasi yang
baik akan dapat mengurangi pemborosan akibat akses overflow reporting atau penyerapan informasi yang tidak relevan
dengan pengambilan keputusan. Banyak kasus yang memperlihatkan bahwa kurang
efisiennya pemakaian informasi dalam organisasi publik terjadi karena karena
standar operasi yang kurangjelas ataupun kurang ditaatinya ketentuan tersebut
oleh para pegawai.
3.
Evolvability
Kesinambungan
pengembangan perangkat keras dan perangkat lunak seringkali tidakterjamin karena
kurangnya keterlibatan para pengambil keputusan di dalam organisasi. Ini juga
dapat terjadi karena rendahnya tingkat kemandirian personalia dalam
mengembangkan perangkat informasi.
4. Fungsionalisasi
Jabatan
Pengaruhnya sangat
besar terhadap elancaran tugas-tugas administrasi. Sebagian satuan organisasi
yang fungsi-fungsi jabatan di dalamnya terjabar dengan jelas menunjukkan bahwa
misi yang diemban oleh satuan tersebut dapat tercapai dengan lebih
terkoordinasi dan terjadwal.
5. Struktur
dan Rentang Kendali
Pada dua organisasi
yang dijadikan sebagai referensi kajian, rentang kendali (span of control) menunjukkan perluasan, terutama pada tingkat Bagian dan sub Bagian. Dengan kata lain
bawahan langsung yang diawasi oleh seorang Kabag dan Kasubag semakin banyak.
Maka sistem manajemen informasi di masa depan hendaknya disesuaikan dengan
struktur yang mendatar (flat) sehingga
kinerja sistem informasi akan lebih optimal.
6. Spesialisasi
Spesialisasi yang
dilakukan berdasarkan fungsi (tidak berdasarkan wilayah, jenis layanan, dan
macam penggunaan jasa) terbukti lebih menguntungkan. Metode manajemen yang
terbuka yang dilakukan dengan spesialisasi fungsi akan akan lebih menunjang
efisiensi.
7. Interaksi
antar Satuan
Beberapa biro dan
bagian lingkungan Pemda yang tetap memelihara interaksi antarsatuan menunjukkan
efisiensi yang tinggi, dan pengaruh proses interkasi ini tertuju pada kejelasan
tanggungjawab dan wewenang masing-masing satuan.
8. Kemampuan
Intervensi
Inilah salah satu titik
kelemahan dalam organisasi pemerintah daerah. Kurangnya kemampuan intervensi
aparat dalam mengupayakan sistem manajemen yang lebih baik sebagian juga
berpengaruh terhadap evolvability. Kemampuan
atau otoritas untuk melakuan intervensi yang rendah mengakibatkan para pimpinan
sulit mengadakan modifikasi terhadap desain organisasi yang telah berjalan.
Alas an yang selalu terungkap adalah tidak adanya Juklak (Petunjuk Pelaksanaan)
dan Juknis (Petunjuk Teknis). Kendala psikologis seperti ini hendaknya dapat
diatasi supaya sistem manajemen organisasi public dapat bergera lebih lincah.
D.
CONTOH
PENERAPAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
Pada makalah ini kami mengambil contoh
Kantor PDE (Pengolah Data Elektronik) Jawa Tengah dimana para pegawai yang
bekerja di kantor tersebut lebih banyak dan memang komputerisasi pengolahan
data sudah dimulai lebih awal. Pada saat-saat banyaknya data yang harus diolah
oleh kantor PDE, jadwal kerja pegawai bahkan harus diatur dalam beberapa shift,
kadang-kadang dua shift (pukul 08.00 – 17.00) atau bahkan tiga shift (pukul
08.00-22.00). ditengah upaya-upaya penyempurnaan yang terus menerus dalam
pengolahan informasi oleh organisasi pemerintahan daerah, ada beberapa
persoalan yang secara keseluruhan cukup menonjol. Akibat banyaknya data yang
masuk ke organisasi membuat kurangnya kejelasan mengenai data yang dibutuhkan
oleh organisasi. Setiap data yang dicatat tersebut padahal tidak semua
dibutuhkan namun para pegawai terus memasukan data tersebut sehingga pekerjaan
mereka menjadi semakin banyak. Disinilah letak permasalahan yang dihadapi oleh
kantor PDE Jawa Tengah.
E. PENJABARAN
CONTOH SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
Dari kasus diatas tentang pengembangan
system informasi dalam jajaran pemerintahan daerah terdapat fakta bahwa
konsepsi tentang kebutuhan informasi dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan
masih merupakan persoalan utama. Messkipun data yang dapat dikumpulkan beragam,
sebenarnya tidak semua data tersebut dibutuhkan oleh sistem informasi
manajemen. Ini mengakibatkan terjadinya inefisiensi karena aparat tidak tahu
data yang diperlukan untuk fungsi administratif. Pengumpulan data yang kurang
relevan atau tidak diperlukan serta pelaporan informasi yang kurang sesuai
dengan kebutuhan jelas akan mengakibatkan pemborosan tenaga , waktu dan biaya. Cenderung
para pegawai mencetak segala data yang terdapat di dalam computer meskipun
pencetakkan itu sebenarnya tidak diperlukan. Gejala ini dapat ditanggulangi
dengan pembinaan organisasi dan pegawai yang baik mengenai pemahaman akan fungsi
perkakas computer dan kebutuhan akan informasi yang sebenarnya.
DAFTAR
PUSTAKA
Kumorotomo,Wahyudi.2009.Sistem
Informasi Manajemen Dalam Organisasi-organisasi Publik.Yogyakarta:Gajah Mada
University Press
0 komentar:
Posting Komentar